Om tjänsten
Vill du bidra med struktur, ordning och reda i en verksamhet där administration och dokumenthantering gör verklig skillnad?
Information om uppdraget:
Operational Contract Management ansvarar för förvaltningen av Vattenfall Eldistributions leverantörsavtal. Nu söker vi en administratör som vill stötta våra avtalsansvariga och affärsanalytiker i olika administrativa frågor.
Ditt huvudsakliga uppdrag blir att under cirka tre månader skapa en tydlig och strukturerad hantering av de avtalsdokument som används i samband med våra upphandlingar. Du blir en viktig del i arbetet med att skapa ordning, säkerställa att rätt information finns på rätt plats och bidra till en effektiv dokumenthantering.
Utöver dokumenthantering kan du även komma att stötta verksamheten med exempelvis mötesanteckningar, presentationsmaterial och rapporter. Våra avtalsansvariga är utspridda på flera olika orter, vilket innebär att rollen innehåller många kontaktytor och kräver god samarbets- och kommunikationsförmåga.
Tjänsten är placerad på Vattenfalls kontor i Solna.
Dina arbetsuppgifter
- Strukturera och organisera avtalsdokument inför och i samband med upphandlingar
- Ansvara för dokument-, versions- och arkiveringshantering
- Ge administrativt stöd till avtalsansvariga och affärsanalytiker
- Skriva mötesanteckningar och sammanställa information
- Ta fram och uppdatera presentationsmaterial och rapporter
- Samordna administrativa uppgifter och ha kontakt med olika delar av organisationen
- Bidra till att utveckla och förbättra arbetssätt och administrativa processer
Detta söker vi:
Vi söker dig som är noggrann, strukturerad och tycker om att skapa ordning och reda. Du har ett logiskt tänkande, är kvalitetsmedveten och trivs med att lösa problem och hitta praktiska lösningar.
Du är serviceinriktad och van att arbeta både självständigt och tillsammans med andra. Eftersom rollen innebär många egna kontakter är det viktigt att du är kommunikativ och känner dig trygg med att uttrycka dig tydligt och professionellt, både muntligt och skriftligt.
Vi ser gärna att du har:
- Erfarenhet av administrativt arbete inom exempelvis en avdelning, enhet eller grupp
- Erfarenhet av att skriva mötesanteckningar/protokoll
- Erfarenhet av dokumenthantering, strukturering eller liknande administrativa processer
- Erfarenhet av att koordinera eller driva utveckling av arbetssätt i en verksamhet
- Mycket goda kunskaper i Microsoft 365, framför allt Word, PowerPoint, Excel och SharePoint
- God kommunikativ förmåga på både svenska och engelska, i tal och skrift
Det är meriterande om du har ett intresse för eller erfarenhet av ekonomi och/eller juridik, samt om du tidigare har arbetat i SAP.
Som person är du
- Noggrann och kvalitetsmedveten
- Strukturerad och lösningsorienterad
- Serviceinriktad och hjälpsam
- Självständig med god förmåga att ta egna initiativ
- Kommunikativ och samarbetsorienterad
- Positiv och trivs med att skapa ordning även när det finns mycket information att hantera
Om uppdraget
Det här är en möjlighet för dig som snabbt kan sätta dig in i en verksamhet, skapa struktur och bidra med konkret nytta under en avgränsad period. Du får arbeta nära avtalsansvariga och affärsanalytiker i en verksamhet med många kontaktytor och en viktig roll i Vattenfall Eldistributions leverantörshantering.
Omfattning: Heltid
Uppdragets längd: Cirka 3 månader
